Hoe wij omgaan met jouw privacy en persoonsgegevens

Wij zijn Syntess Software B.V., handelend onder de naam Syntess Software. Wij maken bedrijfssoftware voor technische dienstverleners en zijn onderdeel van de gespecialiseerde softwaregroep Inserimento B.V. Syntess Software maakt glasheldere ERP-software voor moderne technisch dienstverleners die vooruit willen. Eén totaaloplossing, herkenbaar voor al uw medewerkers, gebaseerd op eenmalige invoer van gegevens en waarbij de dagelijkse praktijk zich vertaalt naar uw financiële administratie.

Bezoekt u onze website? Vraagt u een offerte aan? Of bent u al klant bij ons? In deze privacyverklaring informeren we u hoe we omgaan met persoonsgegevens die we in dat kader verwerken. U kunt ons bereiken op:

Syntess Software
KvK 22061186 Gouwepoort 2
4301 RZ Zierikzee
T: 088-4080400
E: privacy@syntess.nl

Maakt u gebruik van onze software in een cloudoplossing? En heeft u gegevens van uw klanten en relaties in onze software ingevoerd? Wij zorgen ervoor dat die gegevens beveiligd en beschermd worden in onze rol als ‘verwerker’. De service level overeenkomst (met verwerkersovereenkomst bepalingen) is dan van toepassing.

Deze privacyverklaring ziet uitsluitend op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze bestaande of toekomstige klantrelatie.

Wanneer u zich aanmeldt voor één van onze diensten, een bezoek brengt aan onze website, een nieuwsbrief aanvraagt, ons bezoekt op een beurs of op een andere manier contact met ons zoekt, kunnen we u vragen om uw naam en contactgegevens aan ons te verstrekken.

Bent u klant bij ons, dan registreren we bij uw bedrijfsgegevens uw naam en titel, man/vrouw, functie, zakelijke contactgegevens zoals telefoonnummers, e-mailadressen, social media contactgegevens (zoals uw LinkedIn contact) en uw zakelijke interesses.

Zakelijke contactgegevens kunnen we ook van derden verkrijgen, zoals van de Kamer van Koophandel. Deze zakelijke contactgegevens gebruiken we onder meer om u te kunnen benaderen met een aanbod om klant bij ons te worden.

Wij verwerken persoonsgegevens om u optimaal van dienst te kunnen zijn. De persoonsgegevens worden gebruikt voor:

• Het kunnen uitvoeren en afhandelen van uw overeenkomst(en) met ons;
• Om op uw verzoek dienstverlening op uw adres te kunnen uitvoeren.
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
• Het afhandelen van uw betaling voor onze dienstverlening;
• Het versturen van (nieuws)brieven om u te informeren over onze diensten en producten en overige aan onze dienstverlening gerelateerde activiteiten;
• Het versturen van informatie en overige aan onze dienstverlening gerelateerde marketingactiviteiten;
• Het voorkomen van misbruik of fraude.

Geen geautomatiseerde besluitvorming
We gebruiken persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming.

Geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
Wij verwerken zakelijke contactgegevens, relevant voor het in stand houden of tot stand brengen van onze klantrelatie. We verwerken geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke
De marketingactiviteiten binnen onze groep worden gezamenlijk uitgevoerd. Voor de verwerking van persoonsgegevens voor dit doeleinde zijn wij samen met onze moedermaatschappij Inserimento B.V. (KvK 75795213) gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke. U kunt ons bereiken via het bovengenoemde emailadres.

De grondslagen voor verwerking zijn:

• Uitvoering overeenkomst; – de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst;
• Toestemming; – waar mogelijk en in specifieke gevallen kunnen we u vragen om uw toestemming voor verwerking voor een specifiek doeleinde;
• Gerechtvaardigd belang; we maken in die gevallen waarin we de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk achten voor de behartiging van onze bedrijfsbelangen altijd eerst een beoordeling.

Wij bewaren persoonsgegevens zolang dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening. Dat betekent dat wij uw persoonsgegevens verwerken gedurende de periode dat u klant bent of werkzaam bent bij een organisatie die klant van ons is of is geweest.Gegevens die wij voor fiscale doeleinden moeten bewaren, bewaren we voor de duur van de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen.

Wij maken gebruik van derde partijen die als ‘verwerkers’ diensten aan ons verlenen. Derden zijn bijvoorbeeld de hostingpartij voor onze websites, de CRM- en marketingtool partij en onze datacenter leveranciers. Deze partijen zijn gebonden aan contractvoorwaarden en wij controleren of zij voldoen aan onze minimale standaarden voor beveiliging bij de verwerking van persoonsgegevens.We kunnen persoonsgegevens ook verstrekken indien daar op grond van de wet een verzoek of een verplichting voor bestaat, of indien de verstrekking noodzakelijk is voor een normale bedrijfsvoering.

Een verzoek tot inzage, correctie en/of verwijdering dan wel beperking en bezwaar kunt u via mail indienen gericht aan privacy@syntess.nl.

Wij versturen u mogelijk e-mails in het kader van onze dienstverlening, zoals nieuwsbrieven of software updates. U kunt zich op elk moment afmelden voor deze e-mailcommunicatie. Onderaan iedere e-mail die wij verzenden, vindt u een link waarmee u zich eenvoudig kunt uitschrijven.

Functionaris Gegevensbescherming
Wij hebben voor onze groep een Functionaris Gegevensbescherming (FG) benoemd. Deze ziet toe op een juiste toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming binnen onze bedrijfsvoering en adviseert ons op het gebied van bescherming van persoonsgegevens. Op die manier borgen we een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Heeft u een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door ons? U kunt uw klacht altijd voorleggen aan onze FG. Stuur uw klacht naar privacy@syntess.nl. En komt u er samen niet uit, dan kunt u uw klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Heeft u een vraag of een klacht?
Neemt u dan contact op met onze privacy contactpersoon via privacy@syntess.nl

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Check daarom regelmatig deze privacyverklaring.

Deze verklaring is bijgewerkt op 17-07-2025